handleiding webshop backoffice
Het dashboard is het scherm vanwaaruit u bestellingen kunt afhandelen.
Klik direct onder Dashboard op het submenu 'Bestellingen' om de lijst met openstaande bestellingen in te zien, opgesplitst op status. Elk kopje is desgewenst in- en uitklapbaar, zodat alleen voor u relevante informatie op uw scherm komt te staan. Klik nog verder op een status-icon onder Bestellingen om alleen die desb. bestellingen in te zien.
Zodra een bezoeker het winkelmandje van uw webshop vult zal deze als concept-bestelling op het dashboard verschijnen. Hier hoeft u in principe niets mee te doen, de bezoeker is dan nog in regie. Het is wel mogelijk om in dit stadium de bestelling te wijzigen en/of aan te vullen. De bezoeker ziet dan zijn winkelmandje veranderen. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld telefonisch de bezoeker extra korting wilt geven op de order en/of een product. Of bijv. klant-specifieke producten wilt aanbieden die niet op de webshop te bestellen zijn.
Ook kunt u voor bestaande klanten een nieuwe bestelling klaarzetten. Zodra de klant inlogt op de webshop zal deze concept-bestelling automatisch in zijn winkelmandje geplaatst worden en/of via zijn lijst met bestellingen (via Mijn account) te openen en af te ronden zijn. Desgewenst kan de klant de bestelling aanpassen en/of aanvullen.
Nadat de klant zijn gegevens heeft ingevoerd, en de voorwaarden heeft geaccepteerd, zal de bestelling gemarkeerd worden als 'Ingediend' cq 'Niet betaald'. Er wordt op dit moment automatisch een orderbevestiging naar de klant gestuurd. U kunt deze inzien via het overzicht van de bestelling.
Als er gekozen is voor een directe betaling, zal via de betaalprovider betaald gaan worden. Als dit gelukt is zal de bestelling automatisch als 'Betaald' gemarkeerd worden.
Lukt dit niet, of is er gekozen voor indirecte betaling (handmatig overmaken) dan blijft de bestelling als 'Niet betaald' gemarkeerd, en dient er handmatig gecontroleerd te worden of de betaling binnen is. Beschikt u over de boekhoudmodule van WiManage, dan worden orders automatisch gemarkeerd op basis van uw periodieke bank-import.
Is de bestelling betaald, dan kunt u deze via het dashboard aanvinken en markeren als 'Betaald'. Desgewenst kunt u hier kiezen om de klant(en) hiervan via een automatische e-mail op de hoogte te stellen. De sjabloon van dit status-bericht kunt u aanpassen via: Instellingen.
Blijft de betaling uit, dan kunt u de order open klikken en handmatig een herinnering sturen dmv het toevoegen van een status-bericht in het tabblad 'Status', waarbij u dan aanvinkt dat deze status-update aan de klant gemaild mag worden. De klant kan via zijn account op de webshop de openstaande bestelling nogmaals opzoeken, open klikken en afronden. Hier krijgt de klant ook nog de mogelijkheid om de bestelling aan te vullen en/of te wijzigen.
Na enige tijd kunt u beslissen om de order als 'Verwijderd' cq 'Geannuleerd' te markeren. In de detail-weergave van de order is het ook mogelijk om de bestelling definitief te verwijderen middels het prullenbak-icon.
Als er gekozen is voor achteraf betaling dan kunt u de bestelling markeren als 'In behandeling' en de betaald-status overslaan.
Wilt u een bestelling wijzigen, dan klikt u de bestelling open en klikt u op het potloot om in de bewerk-modus te komen. Hierna kunt u de waardes in het tabblad 'Overzicht' naar wens aanpassen. Via het tabblad 'Bestelling' kunt u bestelregels veranderen, verwijderen en/of toevoegen.
Een korting waarde of percentage per regel is instelbaar door te klikken op het blauwe pijltje achter de bestelregel.
Nadat u een bestelling gewijzigd hebt kunt u de bestelling markeren als 'In concept', de klant informeren en de klant zelf de bestelling af laten ronden en (het restant-bedrag) laten betalen.
Heeft u al akkoord gekregen, dan kunt u de bestelling direct in behandeling nemen. Wel is het dan raadzaam om een nieuwe orderbevestiging te sturen. Dit kan door eerst de oude orderbevestiging via het tabblad 'Overzicht' te verwijderen.
Zodra de betaling binnen is, is er voor de klant geen mogelijkheid meer om de bestelling aan te passen. Is dit wel gewenst, dan kunt u de bestelling weer als 'Concept' of 'Ingedient' markeren, en de bestelling kan weer door de klant aangevuld worden. Desgewenst kunt u de bestelling voor de klant aanpassen. Er is dan al reeds een bedrag betaald, de klant wordt dan gevraagd om alleen het restant bedrag te betalen. Als er een bedrag teruggestort dient te worden, dient u dit handmatig te regelen.
Zodra de betaling binnen is kunt u de bestelling markeren als 'In behandeling' en kan de bestelling, afhankelijk van uw situatie, ingekocht, gemaakt of geleverd gaan worden. Desgewenst en afhankelijk van uw proces, kunt u in dit stadium één of meerdere status-berichten sturen.
Nadat u de bestelling fysiek gereed hebt staan om te verzenden, kunt u deze markeren als 'Gereed'.
Bestellingen van klanten die gekozen hebben voor afhalen kunt u bij deze status-update natuurlijk het beste hiervan een status-bericht sturen, zodat de klant weet dat hij vanaf dat moment een afspraak met u kunt maken of welkom is in uw winkel om de bestelling.
Als u beschikt over een koppeling met een verzendservice, zal nu voor de bestellingen van klanten die voor versturen gekozen hebben automatisch aangemeld worden bij uw verzendpartner en een zegel gegenereerd worden. U kunt deze uitprinten en het pakket aanbieden. Zodra het pakket door uw verzendpartner is ontvangen zal de bestelling automatisch gemarkeerd worden als 'Verzonden' en de klant zal hiervan via mail op de hoogte gesteld worden, vergezeld met een link om de zending te volgen.
Beschikt u niet over een koppeling met een verzendservice, dan dient u de bestellingen die verzonden moeten worden handmatig aan te melden cq van postzegels te voorzien. Nadat u dit gedaan hebt markeert u de desbetreffende bestellingen als 'Verzonden'. U hoeft in dit geval niet per sé eerst de bestelling als 'Gereed' te markeren, u kunt deze stap dan desgewenst overslaan.
Nadat de bestellingen verzonden of afgehaald zijn, kunt u deze factureren en desgewenst per mail versturen. Hierna verdwijnt de bestelling van het dashboard, en is deze alleen nog via de klant inzichtelijk of via het zoeksysteem te vinden.
Facturen van bestellingen van klanten die gekozen hebben voor achteraf betalen komen in de lijst met openstaande facturen tevoorschijn.
Beschikt u over de boekhoudmodule, dan worden deze automatisch als betaald gemarkeerd bij uw periodieke bank-import. Zo niet, dan kunt u deze handmatig afvinken.
De factuur wordt bij uitblijven van betaling automatisch rood gemarkeerd, waarna u een of desgewenst meerdere betalingsherinneringen en/of 3 aanmaningen kunt versturen.
